福祉IT

福祉職で在宅勤務を実現する方法【実例を元に解説!】

こんにちは!
ソーシャルワーカーのだいです。

ぼくは就労移行支援・自立訓練(生活訓練)の障害福祉サービスをしている事業所の管理者をしていますが、Twitterで「在宅勤務ってどんなことをされているんですか?」という質問を頂いたので解説していこうかと思います。

なかいさん、かずみさんご質問ありがとうございます!

 

実は以前にも同じようなじことを書いていたのでこちらも参考にどうぞー!
この時はサービス管理責任者でしたね。

福祉職も在宅ワーク出来るよ! 本当にそうでしょうか? コロナウイルスにより福祉施設や事業所の営業も難しくなっている昨今ですが、こんな時代に生き残...

在宅勤務で使うツール

在宅勤務するうえで、完全なアナログでは戦えませんので、まずはIT武装する必要があります。

ハード面では、とりあえずカメラ付きのパソコンがあれば大丈夫です。

ソフト面ではこんなツールがあります。
◎チャットツール|Slack、LINE WORKS、ChatWork
◎ビデオ通話|ZOOM、Teams、GoogleMeet
◎データ共有|Googleドライブ、Dropbox、OneDrive
◎編集・デザイン|Adobe(Illustrator、Photoshop)、Office(Word、Excel、PowerPoint)
◎利用者、他事業所連絡用|Gmail、LINEBusiness、ペーパレスFAX
◎勤怠・会計管理|freee、MFクラウド、弥生会計、smartHR
◎分析・広報|GoogleAnalytics、GoogleMyBusiness
◎サイト構築|WordPress
◎スケジュール管理|Googleカレンダー

  が引いてあるツールが実際に仕事で使っているものです

何だかこれだけ見るとめっちゃ色んなソフト使いこなさなあかんや-んって見えちゃいますね…。でもそんなことはないですよ!

ゆずくん
ゆずくん
どういうこっちゃねん!?

あくまで法人として使っているツールなので、どのツールを中心に使っていくかは立場や役職によって異なります。
現場のスタッフが中心に使うツールは「Slack」「ZOOM」「Googleドライブ」の3つになります。

 

さて、この後からは実際に管理者のぼくの在宅勤務の場合の1日の流れを見ていこうと思います。タイトルに使用するツールも記載していくので参考にしてください。

8:30|朝礼  ツール|ZOOM、Slack、Googleフォーム

スタッフの朝礼があります。
うちの事業所では全てのスタッフがZOOMを繋いで朝礼を行います。
朝礼の担当者は朝礼用のGoogleフォームに申送り事項等記載していきます。
最後にGoogleフォームを送信すると自動的にSlackに飛ばされる仕様になっています。

Slackに飛ばすことで、いつでも朝の申送り事項を確認することが可能です。

 

9:00|利用者対応  ツール|ZOOM、Slack、Gmail、Googleドライブ、LINEBusiness

うちの事業所では在宅支援というものをしています。
要するに利用者が事業所に通所するのではなく、自宅からZOOMを通じてコミュケーションを取ります。

就労移行支援の在宅支援の要件

  1. 在宅でのサービス利用を希望する者であって、在宅でのサービス利用による支援効果が認められると市町村が判断した利用者
  2. 在宅で行なう作業や訓練等のメニューが確保されていること
  3. 1日2回は連絡すること
  4. 月に1回は利用者の通所、もしくは訪問により評価等を行なうこと

参照|就労系障害福祉サービスにおける 在宅でのサービス利用にかかるガイドライン

わかりやすいように内容一部割愛しています。詳しくはガイドラインを参照してください

 

ZOOMでは体調確認や今日の活動内容の確認をして、課題はGmail、LINE、Googleドライブ等を通じて出します。
課題・訓練の内容は人それぞれですが、WordやExcel、データ入力などの課題が多いです。
テキストを実施してもらってZOOMで振り返りをすることもあります。

 

10:00|行政書類・テキスト作成  ツール|Office、Adobe、Googleドライブ

福祉って行政書類多すぎません?
と個人的には思っています…。

テキスト作成は管理者になってからはほとんどやっていませんが、事務的な書類は本当に多い。

テキストはほぼIllustratorで作成しています。
事務的な書類もIllustratorに取り込んで作成した方が楽ちんなので、一部Illustratorですね。

Adobe系のソフトはお高いので、誰にでもお勧め出来るわけではありませんが…。
デザイナーさんにとっては最早必須ソフトで、福祉でデザイン?って思われるかもですが、これから福祉業界はどんどんデザイン思考になっていかないといけないとぼくは思っています。

 

11:00|データ入力・分析 ツール|GoogleMyBusiness、GoogleAnalytics、Googleドライブ

データの分析は部署が別にあるので、ぼくの主業務ではありませんが、法人として達成すべきKPIもあるので、ある程度の分析は必要です。

具体的には

  • 様々な数字・指標の把握
  • KPIの入力・報告
  • 営業戦略の検討・実施
  • 営業戦略実施後の分析

とまぁこんなことをやっているわけです。
一般企業の中間管理職であれば普通の仕事かもしれませんが、福祉業界でここまでやっているのはけっこー珍しい気もします。

 

13:00|勤怠・会計処理  ツール|freee、Slack

スタッフの有給休暇、備品購入の経費申請等の承認作業等々です。
基本的にはfreeeを使いますが、本部の事務員ともやりとりをしますので、Slackで連絡を取り合います。

 

14:00|利用者対応 ツール|ZOOM、Slack、Gmail、Googleドライブ、LINEBusiness

利用者へ2回目の連絡ですね。
14:00までに課題の進行状況をその他ツールで確認しておき、ZOOMで振り返りを行います。
最後に次回利用予定日を確認し、終了です。

 

15:00|ケース会議  ツール|ZOOM、Googleドライブ、Googleカレンダー

現在はサビ管ではないので、中心となるのはサビ管ですがケース会議に招集される場合はGoogleカレンダーで予定をサビ管に押さえられます。

管理者になって直接的な支援とは距離を置いていますが、利用開始して最初のケース会議なんかには入ることも多いです。

ケース会議も参加者は全員ZOOMに入り、個別支援計画書(Spreadsheet)に入って検討します。

Googleドライブを活用すると全員が書紀で全員が同時に編集可能ですよーという話は過去にもしたので参考にしてみてください。

福祉職もITで効率化(Googleドライブ編)「福祉職もITで効率化」第3弾です。 https://free-socialworker.com/socialworker-it ...

 

16:00|1on1ミーティング  ツール|ZOOM、Googleドライブ

定期的にスタッフとの1on1MTGも実施しています。
どちらかが在宅勤務している場合はZOOMで実施となります。

1on1MTGでは何気ない雑談等もしますが、MBOの進捗状況を確認しながら、どうすれば達成できるか?マネージャーとして出来ることはないか?等々一緒に考えていくことになります。

福祉職だからこそMBO(目標管理制度)を導入しよう福祉職で働くあなたはこんな風に感じたことはありませんか? 「天下りの施設長大して何もしていないのにめちゃくちゃ給料いいなー」 「...

 

16:30|マネージャーミーティング  ツール|ZOOM、Googleドライブ

各拠点のマネージャーとZOOMで繋いでのミーティングです。
話し合っている内容は運営・経営に関することが多いですかね。

この際にも議事録はGoogleドライブのGoogleドキュメントを使いますので、同時編集が可能です。

 

17:30|終礼・退勤  ツール|freee

勤怠をfreeeに入力して業務終了です!

ゆずくん
ゆずくん
お疲れ様でした!

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

ねこさん
ねこさん
いやいや、そんなん管理職だから可能な働き方でしょ?

と言われてしまいそうですが、そんなことはありません。
もちろん、管理者としての仕事は事務仕事も多いので在宅勤務しやすいことは確かですが、現場スタッフへの仕事の振り方や工夫次第で現場のスタッフだって在宅勤務は可能です。
実際にうちでは現場のスタッフも在宅勤務しています。
在宅勤務は1日ずっとしないといけないというわけでもないので、利用者が帰ってから在宅勤務にする人もいるし、午前中は在宅勤務で午後出社といった形もあります。

頭を柔らかくしてスタッフにとってどんな働き方がベストなのか考えていけるといいですね。

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