福祉

福祉職もITで効率化した方が良い7つの理由

福祉職がITに疎いと言われていることは福祉の現場で働いている人であれば誰しもが聞いたことのあることかと思います。

しかし、IT化に向けてのハードルはたくさんあって、いまだにアナログ至上主義な人も少なくありません。

アナログが悪いというわけではなく、アナログにはアナログの良いところがあり、デジタルにはデジタルの良いところがあります。

うまく職場の中で両方の良いところを取り入れていけると良いですよね。

 

とは言ってもIT化することで何が良くなるのか?

情報漏えいとか危ないんじゃないの?

などわからなかったり、疑問があったりすると思います。

 

この記事ではIT化することで、どんなメリットがあるのか5つに分けてお伝えします。

 

 

仕事が効率化する

パソコンやスマートフォン・タブレット等の端末にあまり慣れていない人にとっては覚えるのが大変だとは思いますが、慣れている人にとっては手書きよりもキーボード等で打つ方が早いですし、コピー・ペーストで済むこともたくさんあります。

ある施設では今でも手書きで記録等を書いていますが、そこのスタッフからは記録だけでなく関係機関への書類等で同じことを何度も書かなければいけず、そこにすごく時間がかかっていると聞いたことがあります。

また相談支援専門員やケアマネさんなどは外に出る機会も多く、書類やファイルを持ち出すのではなく、端末だけ持っていけばスマートですし、外出先からでも記録を打てるので移動時間の有効活用も出来ます。

今では様々な福祉系ソフトも販売されていますし、正直GoogleのスプレッドシートやExcelを使いこなすだけでもかなりの効率化になります。

 

 

情報が整理される

紙の書類だけで整理されていると、どこに何があるのかすぐには見つからず、探さなければいけないこと多々あります。

パソコン上で保存されていれば、検索すればすぐに出てきますし、書類を置く場所も取りません。

Googleドライブなどのクラウドサービスを活用すれば、他のスタッフへの情報・書類の共有もリアルタイムで同期されます。

紙媒体だと渡した、もらっていないと口論になってしまうこともあります。

クラウドで即座に同期・共有されればこういったことは起こりません。

 

 

個人情報保護やセキュリティを意識するようになる

情報が漏洩してしまうのではないかと心配される方もいますが、そもそもアナログだから漏洩しないと思っていることも大きな間違いだと思っています。

 

例えば

  • 郵送・ファックス先を間違える
  • 書類の紛失
  • 誤ってシュレッダーにかけてしまった
  • 外部の人間に侵入されコピーを取られた

 

などなどアナログでも危険性はたくさんあります。

上記の例でいけば、データを紛失することはまずありませんし、誤ってデータを消してしまっても復旧可能なことが多くあります。

外部の人間に侵入されてもパスワードをかけておけば、開くことも出来ず、紙の書類がなければコピーも出来ません。

 

ただ、ハッキングされて個人情報が漏洩したというニュースも珍しくない現状もあります。

セキュリティはしっかりしておくのは前提での話になります。

 

福祉職は企業に比べて個人情報保護に関してやセキュリティに疎い一面もあると思っていますので、IT化することで、より意識出来るようになることはメリットのひとつであると感じます。

 

またクラウドサービスのセキュリティが心配であればNAS(Network Attached Storage)を導入しても良いかもしれません。

NAS|ネットワークに繋がるHDDのこと

 

 

コストが下がる

IT化にはお金がかかると思われている方も少なくないかもしれません。

もちろんパソコンを購入するなどの初期投資は必要ですが、今どきパソコンが全くない職場も珍しいのではないかと思います。

専用のソフトなども高額な場合がありますが、専用のソフトを使わなくても問題ない場合は多々あります。

専用のソフトの方が便利なことも多いですが、費用対効果を考えて必ずしも必要とは思っていません。

無料で使えるソフトはたくさんあるので、それらを組み合わせて使っていくことでランニングコストはかかってきません。

 

また徹底的に紙媒体を排除していくことで印刷するためのコスト(インク代、コピー用紙代)が節約出来ます。

最近は福祉業界においてもデータで保存されていればOKなものが増えてきています。

自治体によっても考え方は違うので、どの書類はデータでもOKなのか、どの書類は紙で保存が必要なのか確認してみてください。

 

 

 

コミュニケーションが円滑化する

最近はSlackやMicrosoft Teamsなどビジネスチャットツールがたくさんリリースされています。

ビジネスチャットツールを導入する企業もどんどん増えています。

 

ねこさん
ねこさん
いや、そんなんチャットじゃなくて口頭で言えばいい話やん

って思われるかもしれませんが、口頭でのコミュニケーションには弱点もたくさんあります。

通所型の事業所等では利用者の前では話しにくい内容もたくさんあると思います。

チャットなら、かんたんに共有可能です。

 

またチャットであれば、そのまま記録に残っていくので、言った、言ってないという口論にはなりません。

 

 

支援がより充実する

IT化で効率化して、浮いた時間は利用者の支援に回せます。

IT化によってさらに支援が充実化することは言うまでもありません。

 

利用者の支援にあたってもITを活用することは可能で、LITALICOなどは発達障害児向けのアプリなどを多くリリースされています。

アプリの開発までは難しくても、支援に活かせる既存のITツールはたくさんあります。

少し視野を広げて、今までの支援に捕らわれずに考えてみてくださいね。

 

 

他機関連携も円滑になる

  • 電話してもなかなか繋がらない
  • ファックスがちゃんと届いたかわからない
  • メールの枕詞が面倒

 

なんて思ったことはありませんか?

正直私自身はどれも面倒です。

 

福祉職の他機関連携が重要と言われて久しいですが、連携が上手くいっているとは思えません。

電話・ファックス・メールではスピード感が無さすぎます。

 

じゃあ何がいいのか?

 

チャットです。

 

企業では他社とのやりとりにもビジネスチャットツールを活用することは多くあります。

チャットであればメールのような枕詞は不要ですし、情報共有も素早く行われます。

ただ、これは福祉業界ではなかなかにハードルが高いのが現実で、行政などと協力しながら、その地域においてビジネスチャットを活用する環境が整えられればいいのになと感じています。

 

 

まとめ

まだまだ福祉業界はアナログな業界ですが、ITの波は確実にきています。

福祉業界も利用者に選ばれる時代です。

今まで通りの仕事のやり方では通用しなくなってくるかもしれません。

 

潰れてしまう福祉施設や事業所も多くあります。

生存競争を勝ち抜いていくためにはIT化も今後は必須です。

 

デメリットも当然ありますが、メリットはさらに大きくありますので、ぜひ検討してみてください。

 

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