福祉IT

福祉職もITで効率化(Googleドライブ編)

「福祉職もITで効率化」第3弾です。

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今回はGoogleドライブについてご紹介します。

Google ドライブ - 安全なオンライン ストレージ

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ビジネスで使えるオンラインストレージ

Androidのスマホを持っている方はGoogleドライブを使っている方も多いかと思いますが、iPhoneユーザーにはあまり馴染みがないかもしれません。

iPhoneで言うところのiTunesのようなものと思ってもらって差し支えないかと思います。

ゆずくん
ゆずくん
ぼくはiPhoneユーザーではないので、全然違うよ!と思われる方がいらしたら申し訳ありません。。

 

社内で共有した方が良い書類やデータなど、ポイポイ放り込んでおけばリアルタイムに同期されます。

パソコン内のデータの取り扱いとほとんど変わらず、フォルダを作って階層化が出来るので、どの書類をどのフォルダに格納するのかちゃんと決めておけば、どこの何の書類があるのか簡単に探せます。

もし、どこにあるかわからなくてもファイル名さえわかれば、検索をして探すことも可能です。

例えば、「顧客データってどこに入れたっけなー??」って時でも検索欄に「顧客」と入れれば簡単に見つけられます。

 

 

紙 → データ でかさばらない

当然ではありますが、紙で保管するのではなく、データとして保管していけば

  • 紙の節約
  • インクの節約
  • 空間の節約

に繋がります。

 

経費が浮くということもありますが、個人的に一番大きいのは空間の節約ではないかと思います。どうしても紙として置いておかなければいけない書類もありますが、それでもちょっとした書類棚さえあれば、問題ない時代になってきています。

 

とはいっても監査があるからと思われるかもしれませんが、最近はすぐ閲覧出来る状態であればデータでも大丈夫という自治体も増えてきているようです。

データでも大丈夫な書類と紙で保管しなければいけない書類を行政に予め確認しておくことが重要かと思います。

 

 

あの書類どこいったっけ?が防げる

最初に少し触れましたが、紙の書類だと「あれ?あの書類どこいったっけ?」という事態がしばしば発生します。

探すのにもけっこー時間がかかってしまったりします。

 

データでドライブに保管しておけば、最悪どこにいったのかわからなくなったとしても検索をすれば大抵見つかります。

ドライブに保管していく時はちゃんとフォルダで階層化し、ルールを決めておくことも大切です。

 

また全ての書類を全社員に共有されてしまうとなったら都合が悪いこともあるでしょう。

それもどこまで共有するのかを予め設定出来るので大丈夫です。

 

 

全員が書記

最近は会議録等をパソコンで記録していくことも増えてきたように思いますが、書記役の人だけがパソコンを会議に持ち込んで打ち込んでいくというスタイルが多いのかなと思います。

Googleドライブで使用できるGoogleドキュメント(Officeで言うところのWordのようなもの)を使えば、会議参加者が全員そのGoogleドキュメントにアクセスすると、それぞれのカーソルが出現します。

リアルタイムで更新されるので、複数人で同時に編集が可能なのです。

 

つまり全員が書記です。

それぞれが口で話しながら同時に会議録にも打ち込んでいくことで、後から編集する必要がありません。

また口頭では説明が難しいものでの文字や図で説明できることもあります。

 

Googleドキュメントによる複数人同時編集会議は合理的かつ効率的なのです。

 

 

他のシートのデータを引っ張ってくることが出来る

Googleドライブ内で使用できるGoogleスプレッドシート(Officeで言うところのExcel)は、ウェブ上にあるという特性を活かし、他のスプレッドシートのデータを関数(IMPORTRANGE)を利用することにより引っ張ってくることが可能なのです。

これはExcelには不可能です。

例えば「顧客データ」というシートがあり、統計データを作成するために「顧客データ」の年齢のデータを引っ張ってきたいといった際に便利です。

 

ゆずくん
ゆずくん
このIMPORTRANGE関数は仕事で応用しまくってますよ!

 

また先程の複数人同時編集会議においても、何かのデータを参照したい時など、スプレッドシートのURLをドキュメントに貼っ付けるだけで、すぐに全員に共有が出来ます。

 

 

ビジネスアカウントでよりセキュアに

セキュリティ面で心配される方もいるかと思います。

事業が小規模で社員も数人しかいないのであれば、個人アカウントでも問題ないと思いますが、一定規模の企業であればビジネスアカウントも検討したいところです。

ビジネスアカウントは有料になってしまいますが、不審な動きをしていないかなど監視機能があり、無料の個人アカウントよりセキュリティ面で上です。

その他、ビジネスアカウントだけの機能もたくさんあるので、検討の余地ありです。

 

 

デメリットもある

社員全員がアクセス出来るとなると、誰かが操作を誤ってデータを消してしまったり、セル内のデータを改変してしまい、関数が崩れてしまうということが起こる可能性もあります。

Googleドライブ内のデータは削除しても30日間は保管されますが、気づかないとそのまま消えてしまいます。

誰がいつ編集したかという履歴は残っていくので、誰がしたのかは一目瞭然なのですが、一定程度のIT教育は社内でしていく必要がありそうです。

 

 

まとめ

Googleはスマホの普及した今では最も身近なサービスですが、身近過ぎてそれを仕事で使おうとは思いづらいかもしれません。

でもドライブ使うとめちゃくちゃ便利なので是非使ってみてください。

 

 

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