福祉

福祉職もITで効率化(Slack編)

前回福祉職でもIT化した方が良い理由をお伝えしました。

福祉職もITで効率化した方が良い7つの理由福祉職がITに疎いと言われていることは福祉の現場で働いている人であれば誰しもが聞いたことのあることかと思います。 しかし、IT化に...

 

この福祉職もITで効率化シリーズでは実際にどんなツールが現場で使えるのかを紹介していきます。

今回はビジネスチャットツールの代表格「Slack」のご紹介です。

Slack

Slack

Slack Technologies, Inc.無料posted withアプリーチ

 

 

Slackって何者?

サンフランシスコに本社をもつスタートアップ企業で、

Slackはビジネス用に開発されたチャットツールです。

多くの企業で採用されています。

Slackの有料プランを採用している企業は10万社以上
アクティブユーザー数は1200万人を超える

と2019年にSlackからは発表されています。

どんな企業が採用しているかを見ていくと

  • メルカリ
  • freee
  • クックパッド
  • グノシー
  • ビズリーチ
  • アスクル
  • AbemaTV
  • CAMPFIRE
  • スマートニュース
  • 面白法人カヤック
  • ルームクリップ  etc…

 

一部だけですが、誰もが1つや2つは聞いたことのある企業であったり、利用したことのあるサービスもあるのではないでしょうか?

 

 

そもそもチャットでのコミュニケーションってどうなの?

Slackがどうこうの前に、チャットでのコミュニケーションってどうなの?ってところが実際気になるところなのではないかなと思います。

現状のコミュニケーションの方法というのは

  • 対面
  • 電話
  • 文書(手紙・ファックス)
  • メール
  • チャット

 

等々ですが、それぞれにメリット・デメリットがあります。

 

対面・電話によるコミュニケーション

対面や電話でのコミュニケーションでは非言語コミュニケーションと言われる文字では伝えられない情報が含まれていることが特色です。

対面であれば、相手の表情や態度、ジェスチャーなどが非言語コミュニケーションになります。

電話でも相手の息遣いや声のトーンなど言葉以外からでも読み取れる情報がたくさんあります。

デメリットは時間を取られてしまうということです。

その他の文字によるコミュニケーションであれば、各自のタイミングで返事を返すことが出来ますが、対面や電話であれば、その時間拘束されてしまうことになります。

 

個人的な経験からすると電話が鳴りまくって、そっちに時間が取られてしまい利用者の支援に手が回らないという・・・何とも本末転倒!

さらに皆さんお忙しいので関係機関に電話してもなかなか繋がらなかったり、あっちもかけ直してくれるけど、今度はこっちが出れないとかすれ違いが複数回起きることもしょっちゅうあります。

なんかもうそれって無駄だと思いません?

 

 

手紙・ファックスによるコミュニケーション

筆者はけっこーアナログなコミュニケーションは好きです。

関係機関に書類を送る際にはちょっと手紙を添えたり、利用者の親御さんに手紙を書くこともあります。

スタッフ同士でもTHANKSカードというものがあり、普段からカードに感謝の気持ちを書いてやりとりをしています。

口頭では形として残りませんが、手紙などは気持ちが形として残っていくので好きです。

ただ手紙でのコミュニケーションというのは場面が限られてしまいますので、主役にはなり得ません。

 

また同じ文書でのやりとりとしてファックスがあります。

今の時代にファックス?って思われる方もいるかもしれませんが、福祉業界ではまだまだ現役だったりします。

ファックスが他ITツールと比べていかに不便でマンパワーを必要とするか、児童虐待のニュースで話題になりました。

認定NPO法人フローレンスの駒崎さんの記事がわかりやすいので一部抜粋します。

船戸結愛ちゃんを2回一時保護したにも関わらず、そのまま家に返してしまった香川児相にクレームが集中しているそうです。

 

確かに香川児相の対応は、この記事を見ても頑張っていたのは分かりますが、やや不可解なことが多かったと思います。

 

「パパ、ママいらん」でも「帰りたい」 亡くなった5歳児が、児相で語っていたこと

https://www.huffingtonpost.jp/2018/06/06/gyakutai-yua_a_23452097/

 

しかし、香川児相だけを責めても、脆弱な虐待防止体制のアップグレードには繋がりません。

 

というのも、児相自体が、我々には到底考えられない程不便なシステムの中で働いているためです。

 

【FAXで子どもを探す児相】

 

よく言われているのは、「マンパワー不足」です。

 

欧米だとケースワーカー1人に対し20人が限界と言われるところを、100人近く持って例もあると言われています。

 

こうしたマンパワー不足に加え、ITについても驚きの実態がありました。

 

例えば、結愛ちゃんのケースのように、要支援家庭が転居してしまう、ということがよくあります。

 

結愛ちゃんの場合は、転居先が分かり、そこで香川児相と品川児相が直接やりとりしたわけですが、転居先が分からない場合も多いわけです。

(以前、「居所不明児童」として有名になりました)

 

こうした場合に、児相はどのように転居した子どもの情報を引き継ぐか。

 

なんと、全児相向けに「FAXを送る」ということなのです。

 

FAXです。

 

データベースではなく。

 

2018年現在です。

 

そして、全児相にFAXを送って、そこで運よく転入届を出していた家庭はヒットできますが、そこで何もしてなかったら、スルーです。

 

その後、どこかの自治体に転入届を出したとしても、自動的にアラートは来ません。FAXなので。

 

また、この情報は児相だけで警察には送っていません。よって警察に補導されたり捕まったりしていても、照合はされません。

児童相談所はなぜFAXで子どもを探しているのか より引用

 

単純にマンパワーが足りないから人を増やせって話じゃないですよね。

人を増やすためにはお金もかかります。

人もお金も限りはあるので、ぜひともITで効率化し、救える命を増やしてほしいものです。

 

 

メールでのコミュニケーション

メールでのコミュニケーションは企業でも現役ですよね。

社員ひとりひとりにメールアドレスが与えられ、社内でもメールのやりとりをすることあるかと思います。

メールにおけるデメリットは

  • 情報の共有のしづらさ
  • コミュニケーションのスピードが遅い

ことです。

 

メールの共有はファックスよりは容易で、設定次第で可能ではあるのですが、それでもチャットに比べると共有のしづらさはあるかと思います。

さらに共有されたところでメールのコミュニケーションは1対1なので意見を言うことも許されません。

またメールはいわゆる枕詞を必要としますし、1通送ったら相手の返信を待つ必要があります。

つまりコミュニケーションのスピードが遅いのです。

この時代においてコミュニケーションや情報共有の遅さは致命的です。

 

 

チャットによるコミュニケーション

ゆずくん
ゆずくん
はい、きました本命!

チャットによるコミュニケーションは

スピーディーかつリアルタイムで情報共有が出来て、メールと違って何人でも会話に入っていくことが可能です。

 

アナログなイメージだと、

メールは1対1の手紙のやりとり

チャットは学校の教室で小グループがいくつかあってガヤガヤと会話している感じでしょうか。

ただし、チャットにも弱点はあります。

LINEをイメージしてもらえるとわかりやすいと思うのですが、どうしても言葉が雑になりがちな面があります。

チャットを導入するにあたっては上司もそれをある程度許容していかなければいけないかなと思います。

 

 

メールとチャットを比べてみた

実際に同じような内容をやりとりするにあたってメールとチャットだとどう違うか比べてみましょう。

 

メールの場合

[宛先]xxx@gmail.com

[件名]Aプロジェクトの進行状況について

〇〇課長 お疲れ様です。

Aプロジェクトチームの△△(自分の名前)です。

Aプロジェクトの進捗状況について報告します。

現在AプロジェクトはB社との共同により進めております。

プロジェクトを進めるにあたり、新たに機材の導入が必要になり、B社と共同で使っていくものになるため、B社より予算のご相談がありました。

機材の詳細や金額はURLを確認してください
www.xxx/xxx.com

ご確認頂ければわかって頂けると思いますが、機材にはいくつかのグレードがあり、お互いにいくらまで予算を出せるかで購入するグレードが変わってきます。

我社としていくらまで予算を出せるかの相談になります。

追加の予算となってしまいますが、検討して頂けたらと思います。

よろしくお願い致します。

 

[宛先]xxx@gmail.com

[件名]Re:Aプロジェクトの進行状況について

△△さん お疲れ様です。

課長の〇〇です。

メール拝見しました。

追加の予算に関しては私の一存では決定出来ないので上層部に相談し、会議のうえで決定することになります。

決定までもう少しお時間をください。

可能であればB社がいくらまで予算を出せるのか確認しておいてください。

その方が我社としてもいくらまで出すか会議がスムーズに進むと思われます。

それではよろしくお願いします。

 

チャットの場合

△△さん
△△さん
〇〇課長 Aプロジェクトについて追加予算で出せますか?
〇〇課長
〇〇課長
内容次第だけど会議で通せば出せますよ。
どういった内容ですか?
△△さん
△△さん
この機材が必要なんです。
www.xxx/xxx.com
B社も予算出してくれますが、うちとしていくらまで出せるかわからないとどのグレードのものにするかも決められないので、よろしくお願いします。
〇〇課長
〇〇課長
了解です。
会議で出さないとですが、先程のURLは上層部のチャンネルに投げときますね。

 

 

メールとチャットを比べてみて

メールはおそらくこれかなりの時間かかっていますよね?

メールを打つ時間もかかるし、相手からの返信も遅いので時間がかかる。

チャットなら数分のやりとりで済んでいます。

しかも同じチャンネルにAプロジェクトチームの他メンバーも入っているのであればリアルタイムに情報共有できます。

さらにSlackだと他者ともチャンネルを共有できるので、結果をわざわざB社にメールする必要すらありません。

 

 

Slackの良いところ

今まで挙げた内容はチャットツールであれば、大体可能です。

その中でもSlackの良いところは

  • アプリとの連携
  • 拡張性の高さ
  • スタンプ機能

です。

 

Googleやfreeeなど様々なアプリとの連携が可能で、Slackを見れば情報がわかる状態にすることが出来ます。

ビジネスコラボレーションハブとして機能するのです。

ビジネスコラボレーションハブ – Slack

 

またSlackはボットの作成など、かなりの拡張性を持ったツールです。

専門的な知識も必要ですが。。

 

スタンプ機能はLINEのようなスタンプとは違い、文章の隅っこに小さくつきます。

わざわざ読みましたと返信しなくても、チェックマークのスタンプを押せば読んだということが伝わります。

ビジネス的にもかなり合理的なスタンプ機能です。

 

 

Slackで仕事を加速させよう!

今までアナログな方法やメールなどに頼っていたコミュニケーションをチャットに移行していくことで仕事が加速度的に変化していきます。

ぜひ導入を検討してみてくださいね。

 

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