福祉

ビデオミーティングシステムを使って遠隔で会議をしよう!(ZOOM編)

福祉もITで効率化シリーズ第3弾です!

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今回はビデオミーティングシステム「ZOOM」を紹介します。

 

 

ZOOMって何?

ZOOMはスマホやパソコンのカメラを利用して自分の顔を映しながら音声でコミュニケーションを取れるビデオ会議システムです。

会議を円滑に進めていくための様々な機能も備えているうえ、無料で利用することが可能です。

会議に参加するだけなら登録すら必要ありません。

 

他にも「MicrosoftTeams」や「Skype」などもありますが、この記事を執筆時点ではZOOMが最もシェアが大きいのではないかと思います。

相手も同様のアプリ・ソフトを使っている必要があるので自分の周囲の人や職場で使っていることが大事ですね。

 

 

テレビ電話と何が違うの?

テレビ電話は基本的に1対1です。

LINEのビデオ通話などは最大200人まで参加可能ですが、表示出来る人数が少なかったり、人数が増えると通信が不安定になることがあるようです。

またLINEはプライベートで使用している人も多いことからビジネスでは使いづらい側面もあります。

またテレビ電話は相手の連絡先を知っていなければ出来ないですが、ZOOMはIDやURLの共有をすることで簡単にミーティングを開催出来ます。

直接会ったことのないネット上の関係の人であってもFacebook等のSNSでミーティングルームのURLを共有するだけでOKです。

 

 

ZOOMの特徴は?

ZOOMの特徴は

  • 細かい設定不要
  • 画面共有機能
  • ブレークアウトセッション

 

ひとつずつ見ていきましょう。

 

細かい設定不要

ZOOMに細かい設定は不要です。

ソフトのインストールも会員登録も必要ありません。

もちろんソフトをインストールして登録もすれば出来ることは広がります

 

ホスト(ミーティングの開催者)から送られてきたURLをクリックするだけで参加可能です。

この手軽さはすごく重要だなと思います。

 

画面共有機能

ZOOMにはPCの画面を共有する機能があります。

事前に準備した資料等を表示しながら説明などが出来るのです。

これはサービス管理責任者や相談支援専門員にとってはすごく大事な機能で、個別支援計画書等の書類を画面共有しながら面談が出来たりします。

 

また画面共有機能にはホワイトボード共有というものがあり、同じホワイトボードにそれぞれの参加者が書き込んでいくことが出来ます。

 

イメージとしてはこんな感じでですね

これがZOOM上で出来るよってことです。

 

ブレークアウトセッション

ブレークアウトセッションはミーティングルームからさらに部屋を分けることが出来る機能です。

使い方としては

例えば、フリハピ株式会社の全体会議があったとします。

基本的に全社員がZOOMでミーティングに参加します。

最初に全体共有する内容をミーティングルームで話をして、後半はそれぞれのチームごとにミーティングをしましょうとなったとします。

フリハピ株式会社には

  • 営業チーム
  • 販売チーム
  • 事務チーム

の3チームがあったとして、それぞれ分かれてミーティングすることになりますが、ホスト(ミーティングの開催者)がブレークアウトセッションで部屋を3つ作り、それぞれの部屋に振り分けをします。

それぞれのミーティングが終了すれば、それぞれのチームの判断で終了できますし、メインセッション(最初のミーティングルーム)に戻ることも出来ます。

 

ブレークアウトセッションのメリットは入り口は1つということだと思います。

IDを固定してしまえば毎回同じIDで入ってくることが可能なので、いくつもIDを控えておく必要もなくなります。

 

福祉の現場で活用する際には遠隔で支援するのに利用者の方にもZOOMを使ってもらうことがあります。

その際いIDが複数あると混乱を招くので、毎回このIDでミーティングに入ってきてくださいということが可能になるのです。

 

 

福祉職の働き方を変える

直接会わなかったとしてもスタッフや関係機関との会議が出来ますし、利用者にZOOMの使い方を教えれば、遠隔で支援をすることも可能になります。

もちろん直接会って対面で支援を出来ることが本当は望ましいのですが、スタッフにも出来る範囲に限界はありますし、利用者も行きたくても家から出れないという方もいます。

どちらが良い悪いではなく、スタッフの状況や利用者の状況を見て上手く活用していくことが大切です。

固定観念にとらわれず柔軟に対応していきたいですね。

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