福祉業界でチャットツールを使うならどれが良い？ ビジネスチャットツール5選

今回は、ビジネス用のチャットツールについてお話していきます。

結論として、チャットツールを導入するかどうか悩まれているのであれば、必ず導入することをおすすめします。

小規模な事業所であれば、無料で使っていくことも出来ますので、まずはお試しください。

どのチャットツールを使うかは、規模や使い勝手にもよると思いますので代表的な5つのビジネスチャットツールについて簡単に紹介していきます。

仕事用チャットツールの概要

一般企業では、電話やメールよりもチャットで連絡を取ることが増えてきたのではないかと感じていますが、福祉業界においては、いまだにファックスを現役で使っているところも少なくない気がしています。

しかし、プライベートではLINEなどのチャットツールを使っている方も多いでしょう。

その気軽さには、ほとんどの方が共感してくれるのではないかと思います。

それでは、まずビジネスチャットツールとは、どういうものなのかを一緒に見ていきましょう。

ビジネスチャットツールとは

ビジネスチャットツールは、職場でのコミュニケーションを効率化するためのツールです。

従来の電話やメールに代わって、リアルタイムで情報共有ができるため、仕事の効率が向上します。

使うのであればLINEで問題ないのではないかと思われる方もいるかもしれませんが、普段使っているLINEは、ビジネス用ではないため、セキュリティ面で心配があります。

また、仕事で使っていくうえでは、LINEはやや使いづらいというのが正直な筆者の感想です。

仕事用チャットツールのメリット

仕事用チャットツールのメリットは、リアルタイムでの情報共有や、過去の会話履歴の検索が容易であることです。

また、ファイルの共有や、外部サービスとの連携が可能であり、業務効率の向上に寄与します。

特に小規模な事業所においてスタッフルームが存在しないところもあると思います。

そうなると利用者の情報を利用者がいる場で話すわけにもいかず、情報共有が遅くなってしまいます。

チャットでリアルタイムで共有ができるようになると仕事の効率が全然変わってきます。

おすすめの仕事用チャットツール

ここから、おすすめの代表的なチャットツールについて紹介していきます。

導入を検討される際の参考にしてみてください。

Talknote

Talknoteは、日本国内で開発されたビジネスチャットツールです。

シンプルで使いやすいインターフェースが特徴で、初めて使う方でもすぐに慣れることができます。

14日間の無料トライアル期間があります。

Chatwork

Chatworkは、国内外で幅広く利用されているビジネスチャットツールです。

タスク管理機能があり、チャット上で業務進捗を確認することができるのが特徴です。

またChatWorkは、基本的に無料で使い続けることが可能です。

LINE WORKS

LINE WORKSは、LINEが提供するビジネスチャットツールです。

個人用のLINEと同様の操作感で利用できるため、親しみやすいインターフェースが特徴です。

LINE WORKSも無料で使い続けることが可能で、通常のLINEとも繋がることができる唯一のビジネスチャットツールでもあります。

まだまだビジネスチャットツールが浸透していない福祉業界においても他社との連携が取りやすいツールかもしれません。

Slack

Slackは、世界的に利用されているビジネスチャットツールです。

多数のアプリ連携が可能であり、チーム内のコミュニケーションを効率化する機能が充実しています。

最も柔軟性の高いツールのひとつで、チャンネルをプロジェクト毎やチーム毎に分けることが可能です。

もはやSlack上で仕事をしているといっても過言ではないほどに有能なツールですよ。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoftが提供するビジネスチャットツールです。

Office 365との連携が強化されており、文書作成やスケジュール管理が一元化できます。

また、ビデオ会議システムも一緒になっているので文章だけでなく顔を合わせてのコミュニケーションもできる多機能なツールです。

その他のおすすめビジネスチャットツール

上記以外にも、ZulipやFlockなどのビジネスチャットツールがあります。

各ツールの特徴や機能を比較して、自社に合ったものを選ぶことが重要です。

比較表

チャットツールの機能比較

各チャットツールには、単純にチャットができるだでなく、様々な仕事で活用できる機能を備えています。

料金や機能など見ていきましょう。

各チャットツールの料金比較

各チャットツールは、無料プランや有料プランが用意されています。

ChatworkやLINE WORKSは、無料プランが用意されており、有料プランではさらに機能が充実します。

SlackやMicrosoft Teamsは、無料プランでの機能制限があるため、企業規模や要件に応じて有料プランの検討が必要です。

各チャットツールの機能

各チャットツールには、チャットができることはもちろん、それ以外にも様々な機能を備えています。

LINE WORKSの既読機能は、普段LINEを使っている人からすると馴染みがあるかと思います。

Talknoteは、組織活性度スコア機能というチームワーク向上のための機能などがあります。

ChatWorkには、タスク管理機能がありますし、Microsoft Teamsにはビデオ会議システムがセットになっています。

ZOOMなど別にビデオ会議システムを導入しなくて済むので、そういった意味では費用を抑えられる可能性があります。

Slackは様々な外部サービスと連携できたり、システム構築することで様々なことを自動化するなど、使いこなすと色んなことができます。

各チャットツールの連携サービス

チャットツールは、外部サービスとの連携が可能です。

例えば、Slackは多くのアプリと連携でき、飛躍的に業務効率を向上させることができます。

Microsoft TeamsはOffice 365との連携が強力で、OutlookやOneDriveなどとシームレスに連携できます。

ChatworkやLINE WORKSも、GoogleカレンダーやEvernoteといった外部サービスと連携できます。

どういった外部サービスと連携したいのかも検討する材料になるでしょう。

各チャットツールのセキュリティ性能

仕事用チャットツールのセキュリティ性能は重要です。

Microsoft TeamsやSlackは、世界的に多くの企業が導入していることもあり、セキュリティ対策が強化されており、企業の機密情報を安全に保護できます。

また、国内開発のTalknoteやChatworkも、セキュリティ面で信頼できるサービスです。

各チャットツールのセキュリティ対策を比較検討し、自社に適したものを選ぶことが大切です。

チャットツールの導入・選び方

チャットツールを導入するにあたっては、料金や機能、自法人の規模などによって、どのチャットツールを導入するか検討していく必要があります。

無料プランの利用

チャットツールを導入する際、まずは無料プランを試すことがおすすめです。無料プランで機能制限がある場合でも、基本的なチャット機能は利用できるため、実際に使ってみて慣れることが大切です。

推奨社員規模による選び方

チャットツールは、推奨される社員規模によって選び方が異なります。

例えば、小規模チーム向けのTalknoteやChatworkは、初めて導入する企業におすすめです。

一方、大規模企業向けのSlackやMicrosoft Teamsは、多機能で連携サービスも豊富ですが、導入コストが高くなることがあります。

企業の規模や予算を考慮して、適切なチャットツールを選ぶことが重要です。

コミュニケーションコスト削減やセキュリティ対策

チャットツールの導入によって、コミュニケーションコストが削減されることが期待できます。

メールや電話よりもスピーディーなやり取りが可能で、業務効率が向上します。

また、チャットの内容やファイルのやりとりなど、全て記録が残っていくため検索が容易になります。

セキュリティ対策もチャットツール選びのポイントです。

機密情報が漏洩しないよう、適切なセキュリティ対策が施されたツールを選ぶことが大切です。

チャットツール活用事例・効果的な使い方

チャットツールを導入しても使いこなすことができなければ意味がありません。

ここでは、どういった活用法があるのか、どんな効果があるのか見ていきます。

社内情報のスピーディーな共有

チャットツールを活用することで、社内情報や利用者情報をリアルタイムで共有できます。

急な打ち合わせの変更や新しいタスクの依頼など、素早く情報を伝えることができるため、業務効率が劇的に向上します。

効果的な報・連・相の実現

チャットツールを使って、報・連・相（報告・連絡・相談）を効果的に行うことができます。

例えば、タスク管理機能を活用して、進捗状況を報告したり、チャットルームで相談事をすぐに解決できます。

複数の事業所・施設を運営している法人であれば、より効果を発揮するでしょう。

チームワーク向上のためのコミュニケーション戦略

チャットツールを活用して、チームワークを向上させることができます。

例えば、定期的なミーティングをオンラインで実施することで、チームの一体感を高めることができます。

また、気軽に相談や質問ができる環境を整えることで、メンバー間のコミュニケーションが活発化し、問題解決がスムーズに進むことが期待できます。

チームワークの向上や、よりコミュニケーションを活発化させるための仕組みやそういった外部サービスとの連携ができるチャットツールもあります。

まとめ

仕事用チャットツールの選び方と活用法を解説してきました。

チャットツールを導入することで業務の効率化やコミュニケーションコストの減少・チームワークの向上など、様々な効果が期待できます。

ほとんどのチャットツールで初期コスト0円からスタートすることが可能ですので、まずはお試ししてみてください。

Q＆A

Q1: どのような仕事用チャットツールがおすすめですか？

A1: おすすめの仕事用チャットツールとして、Talknote, Chatwork, LINE WORKS, Slack, Microsoft Teamsが挙げられます。それぞれの特徴や料金プラン、連携サービスなどを比較して、自社のニーズに合ったチャットツールを選びましょう。

Q2: チャットツールを選ぶ際に考慮すべきポイントは何ですか？

A2: チャットツールを選ぶ際には、無料プランの利用、推奨社員規模による選び方、コミュニケーションコスト削減やセキュリティ対策を考慮することが重要です。また、各チャットツールの料金比較、連携サービス、セキュリティ性能も検討しましょう。

Q3: チャットツールを効果的に活用する方法は何ですか？

A3: チャットツールを効果的に活用するためには、社内情報のスピーディーな共有、報・連・相の実現、チームワーク向上のためのコミュニケーション戦略を取り入れましょう。これにより、業務効率の向上や円滑なコミュニケーションを実現できます。